เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 1
เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 1
เรื่องเอกสารธุรกิจอาจเป็นเรื่องใหม่ของผู้ประกอบการหลายๆท่าน โดยเฉพาะผู้ประกอบการมือใหม่ที่ไม่มีพื้นฐานความรู้ด้านธุรกิจมาก่อน เพื่อให้ผู้ประกอบการมีความเข้าใจเอกสารแต่ละประเภท เราจึงมาแนะนำเอกสารธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ เพื่อจะได้ทำธุรกิจอย่างมีระบบและราบรื่นต่อไป มีเอกสารอะไรบ้างไปทำความรู้จักกันครับ
ใบเสนอราคา (Quotation)
เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อได้พิจารณาข้อเสนอราคา ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อสินค้าและบริการ โดยในใบเสนอราคาควรมีเงื่อนไขและรายละเอียดที่สำคัญ ประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ของผู้ประกอบการและผู้ซื้อ รายละเอียดของสินค้า เช่น ชื่อสินค้า ราคา เป็นต้น และเงื่อนไขการชำระเงินต่างๆ ทั้งนี้เมื่อตกลงซื้อสินค้า อย่าลืมให้ผู้ซื้อเซ็นชื่ออนุมัติในใบเสนอราคา เพื่อเป็นหลักฐานการสั่งซื้อสินค้าด้วย
ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ (Invoice)
“ใบวางบิล-ใบแจ้งหนี้” ใช้เพื่อแจ้งว่ามียอดค้างชำระ และต้องชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการเป็นจำนวนเท่าไหร่ โดยการออกใบแจ้งหนี้นิยมใช้กับบุคคลธรรมดา ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง แต่ถ้าเจรจาธุรกิจกับโมเดิร์นเทรด หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่ใช้เครดิตชำระเงินล่วงหน้าและมีขั้นตอนเบิกจ่ายเงินเป็นรอบบิล ผู้ประกอบการจะต้องทำใบวางบิล เพื่อเป็นเอกสารทำรายการเบิกจ่ายเงิน
ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
หลังจากซื้อสินค้าและชำระเงินค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินถูกต้องและทำรายการซื้อขายเสร็จสิ้น โดยในใบเสร็จรับเงินจะต้องระบุรายการสินค้า ราคาสินค้า ซึ่งนิยมใช้เฉพาะ นิติบุคคลกับบุคคลธรรมดา หรือ บุคคลธรรมดากับบุคคลธรรมดาเท่านั้น
ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
ถ้าหากผู้ซื้อสินค้าต้องการขอใบกำกับภาษี เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้ซื้อสินค้าและเสียภาษีอย่างถูกต้อง สำหรับนำไปใช้ประกอบการยื่นภาษี (ภ.พ.30) กับทางกรมสรรพากร ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนธุรกิจเป็นนิติบุคคล สามารถออกเอกสารดังกล่าวให้แก่ผู้ซื้อได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย
