เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 1

 เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 1 

เรื่องเอกสารธุรกิจอาจเป็นเรื่องใหม่ของผู้ประกอบการหลายๆท่าน โดยเฉพาะผู้ประกอบการมือใหม่ที่ไม่มีพื้นฐานความรู้ด้านธุรกิจมาก่อน เพื่อให้ผู้ประกอบการมีความเข้าใจเอกสารแต่ละประเภท เราจึงมาแนะนำเอกสารธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ เพื่อจะได้ทำธุรกิจอย่างมีระบบและราบรื่นต่อไป มีเอกสารอะไรบ้างไปทำความรู้จักกันครับ

 

 ใบเสนอราคา (Quotation) 

     เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อให้ผู้ซื้อได้พิจารณาข้อเสนอราคา ก่อนที่จะตัดสินใจซื้อสินค้าและบริการ โดยในใบเสนอราคาควรมีเงื่อนไขและรายละเอียดที่สำคัญ ประกอบด้วย ชื่อที่อยู่ของผู้ประกอบการและผู้ซื้อ รายละเอียดของสินค้า เช่น ชื่อสินค้า ราคา เป็นต้น และเงื่อนไขการชำระเงินต่างๆ ทั้งนี้เมื่อตกลงซื้อสินค้า อย่าลืมให้ผู้ซื้อเซ็นชื่ออนุมัติในใบเสนอราคา เพื่อเป็นหลักฐานการสั่งซื้อสินค้าด้วย

 

 ใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ (Invoice) 

     “ใบวางบิล-ใบแจ้งหนี้” ใช้เพื่อแจ้งว่ามียอดค้างชำระ และต้องชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการเป็นจำนวนเท่าไหร่ โดยการออกใบแจ้งหนี้นิยมใช้กับบุคคลธรรมดา ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง แต่ถ้าเจรจาธุรกิจกับโมเดิร์นเทรด หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่ใช้เครดิตชำระเงินล่วงหน้าและมีขั้นตอนเบิกจ่ายเงินเป็นรอบบิล ผู้ประกอบการจะต้องทำใบวางบิล เพื่อเป็นเอกสารทำรายการเบิกจ่ายเงิน

 

 ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) 

     หลังจากซื้อสินค้าและชำระเงินค่าสินค้าเรียบร้อยแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องออกเอกสารใบเสร็จรับเงินให้กับผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงว่าได้รับเงินถูกต้องและทำรายการซื้อขายเสร็จสิ้น โดยในใบเสร็จรับเงินจะต้องระบุรายการสินค้า ราคาสินค้า ซึ่งนิยมใช้เฉพาะ นิติบุคคลกับบุคคลธรรมดา หรือ บุคคลธรรมดากับบุคคลธรรมดาเท่านั้น


 

 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) 

     ถ้าหากผู้ซื้อสินค้าต้องการขอใบกำกับภาษี เพื่อเป็นหลักฐานว่าได้ซื้อสินค้าและเสียภาษีอย่างถูกต้อง สำหรับนำไปใช้ประกอบการยื่นภาษี (ภ.พ.30) กับทางกรมสรรพากร ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนธุรกิจเป็นนิติบุคคล สามารถออกเอกสารดังกล่าวให้แก่ผู้ซื้อได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย


 

หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (Withholding tax certificate)

ในกรณีที่ผู้ประกอบการนิติบุคคลคำนวณหักภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย ก่อนที่จะจ่ายชำระเงินให้กับผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นค่าจ้าง ค่าบริการ รวมไปถึงค่าเช่ายืมต่างๆ ผู้ประกอบการจะต้องทำเอกสาร“หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย” ออกให้กับผู้ที่ถูกหักภาษีทุกครั้ง เพื่อให้ใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีเงินได้กับทางกรมสรรพากร ทั้งนี้ใบรับรองหัก ณ ที่จ่ายไม่สามารถนำมาใช้อ้างอิงแทนใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินได้

 

เอกสารที่นำเสนอไปข้างต้น เป็นเอกสารที่จะต้องพบเจอเป็นประจำในการติดต่อธุรกิจ ดังนั้นผู้ประกอบการจึงควรทำความเข้าใจเป็นลำดับแรกๆ เพื่อปูพื้นฐานความรู้เกี่ยวกับเอกสารทางธุรกิจเบื้องต้น ก่อนที่จะไปเรียนรู้เอกสารธุรกิจประเภทอื่นๆเพิ่มเติมในภายหลัง

อย่างไรก็ตาม จะเห็นได้ว่าในการออกเอกสารหลายประเภท ต้องดำเนินกิจการเป็นนิติบุคคลเท่านั้น จึงจะสามารถออกให้ได้ เช่น ใบกำกับภาษี , หนังสือหัก ณ ที่จ่าย สำหรับผู้ที่กำลังเริ่มต้นทำธุรกิจหรือทำธุรกิจแบบบุคคลธรรมดาอยู่ จึงควรหันมาจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลจะเป็นการดีที่สุด