เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 2

เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 2

จากบทความ EP 1 เราได้นำเสนอเอกสารธุรกิจเบื้องต้น เพื่อปูพื้นฐานให้ผู้ประกอบการไปแล้ว 5 ประเภท ประกอบด้วย 1.ใบเสนอราคา 2.ใบวางบิลและแจ้งหนี้  3.ใบเสร็จรับเงิน 4.ใบกำกำภาษี และ 5.หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งล้วนเป็นเอกสารที่ต้องพบเจอเป็นประจำในการติดต่อธุรกิจ ดังนั้นสำหรับใครที่ยังไม่เข้าใจ อ่านต่อได้ที่ เอกสารทางธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้ EP 1

มาต่อใน EP 2 เราจะหยิบยกเอกสารธุรกิจที่ผู้ประกอบการควรรู้และใช้ให้เป็น มานำเสนอเพิ่มเติม ได้แก่ ใบ PR , ใบ PO , ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ ซึ่งแต่ละเอกสารจะมีรายละเอียดและเงื่อนไขการใช้งานที่แตกต่างกัน ในบทความตอนนี้แอท-ซี ขออาสาพาไปเรียนรู้ ผู้ประกอบการจะได้รู้ว่าเอกสารแบบไหน ใช้งานอย่างไร
 

 ใบขอซื้อ Purchase Requisition PR 

     เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการทุกท่านควรรู้จัก เพราะเกี่ยวข้องกับขั้นตอนการอนุมัติจัดซื้อสินค้า โดยหลังจากที่ผู้ขายส่งใบเสนอราคาให้ผู้ซื้อพิจารณา ทางบริษัทจัดซื้อจะทำเอกสารที่เรียกว่า “ใบ PR” โดยระบุรายละเอียดสินค้าที่ต้องการ งบประมาณที่ต้องใช้ ให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบและผู้บริหารเป็นผู้อนุมัติก่อน จึงจะสามารถทำใบ PO ส่งให้กับผู้ขายสินค้าได้ มีข้อดีคือ สามารถตรวจสอบขั้นตอนดำเนินงานและป้องกันการทุจริตปลอมแปลงเอกสารได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจำเป็นอย่างมากโดยเฉพาะธุรกิจที่เป็นนิติบุคคล เพราะต้องโปร่งใสและตรวจสอบได้


 

 ใบสั่งซื้อ Purchase Order PO 

     เมื่อผู้ซื้อพิจารณาใบเสนอราคาและตกลงสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายเจ้าใด ผู้ซื้อจะต้องออกเอกสารใบสั่งซื้อให้กับทางบริษัทผู้ขายสินค้านั้นๆ โดยในใบสั่งซื้อจะต้องระบุคุณสมบัติสินค้า จำนวน ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน และกำหนดวันส่งมอบสินค้า รวมทั้งมีลายเซ็นของผู้บริหารอนุมัติในใบสั่งซื้อสินค้าด้วย เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการดังกล่าว

อย่างไรก็ตามในการตกลงซื้อขายสินค้าระหว่างนิติบุคคลกับบุคคลธรรมดา อาจจะใช้ใบเสนอราคาอย่างเดียว โดยให้ผู้ซื้อเซ็นชื่ออนุมัติกำกับในใบเสนอราคา


 

 ใบลดหนี้ Credit Note 

     ในกรณีที่มีการส่งเคลมคืนสินค้า เนื่องจากสินค้ามีการชำรุดเสียหาย ทำให้ส่งสินค้าไม่ครบตามจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ ผู้ประกอบการจะต้องออกใบเอกสารที่เรียกว่า “ใบลดหนี้” ให้กับลูกค้า เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่ามียอดค้างชำระค่าสินค้าน้อยกว่าที่ระบุไว้ในสัญญาซื้อขาย โดยมีรายละเอียดที่สำคัญในใบเอกสาร ได้แก่ ชื่อ-ที่อยู่ของบริษัทเราและของคู่ค้า , หมายเลขประจำตัวผู้เสียอากรของบริษัทเรา , รายละเอียดจำนวนสินค้า และหมายเลขใบกำกับภาษี(ของเดิม)


 

 ใบเพิ่มหนี้ Debit Note 

     “ใบเพิ่มหนี้” มีความหมายตรงข้ามกับใบลดหนี้ กล่าวคือ ใช้ในกรณีที่มีการปรับเพิ่มราคาสินค้า , การส่งสินค้าเกินจำนวนที่ตกลงซื้อขายกันไว้ หรือแม้แต่คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดต่ำกว่าความเป็นจริง ทำให้ลูกค้าต้องจ่ายเงินเพิ่มเติมจากที่ระบุในสัญญา ดังนั้นผู้ขายจึงต้องทำเอกสารใบเพิ่มหนี้ เพื่อชี้แจงรายจ่ายส่วนเกินให้กับผู้ซื้อว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรที่เพิ่มขึ้นมาบ้าง และใช้เป็นหลักฐานแจ้งการชำระหนี้ส่วนเกินที่เพิ่มขึ้นมา


 

     หลังจากที่เรียนรู้เอกสารธุรกิจเบื้องต้นกันไปแล้ว หวังว่าผู้ประกอบการทุกท่านจะนำไปประยุกต์ใช้กับธุรกิจของตนเองให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด และทั้งนี้ท่านใดที่ยังไม่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แนะนำให้ลองศึกษาการลงทะเบียนผ่าน E-Registration เพราะว่าทำได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แค่มีคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์สมาร์ทโฟน 1 เครื่องกับอินเตอร์เน็ต ก็สามารถดำเนินการได้แล้วครับ